一、提高工作效率的措施
保持工作環(huán)境的有序和整潔
實(shí)踐證明,優(yōu)雅整潔的工作環(huán)境、打造高效健康的工作區(qū)能大大激發(fā)工作的熱情和潛能,工作環(huán)境不僅會(huì)影響到工作效率,還會(huì)影響工作中的創(chuàng)造性。不要認(rèn)為給自己換個(gè)新發(fā)型或是買(mǎi)件時(shí)髦的衣服是輕浮虛榮的,你這樣做不是為了炫耀,而是為了在勝利到來(lái)之前為自己樹(shù)立信心。
規(guī)劃好自己的時(shí)間,安排好自己的工作
一個(gè)成功的人士必定對(duì)自己的時(shí)間有很好的規(guī)劃,每個(gè)人一天的時(shí)間至多不過(guò)24小時(shí),而一般我們的工作時(shí)間定義在8小時(shí),如何在這8小時(shí)內(nèi)做好自己的工作,更有效地工作,時(shí)間規(guī)劃是非常重要的因素。對(duì)自己每天的工作一定要有認(rèn)真的規(guī)劃,有哪些工作要做,要達(dá)到什么樣的結(jié)果,重要性各是怎樣,先后次序如何安排,如果未完成如何處理,等等,一定要合理規(guī)劃。只有合理規(guī)劃好了時(shí)間,安排好了工作,這一天才能有條不紊,才能高效。果斷做事,絕不能放任拖拖拉拉的惰性耗費(fèi)更多時(shí)間,和拖延癥爭(zhēng)搶時(shí)間,就要努力戰(zhàn)勝它!
不管從事什么工作,事先的調(diào)查和分析都會(huì)有助于你找到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最佳方案,好的鐘表行走十分規(guī)律,不快也不慢。凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢,有些事情不可不問(wèn)清楚,不弄明白。一個(gè)人只有知道如何主動(dòng)地安排工作,而不是被動(dòng)地適應(yīng)工作,才能高效率地辦事。正如一位成功的職場(chǎng)人士所說(shuō):“你應(yīng)該在每天的早上制訂一下當(dāng)天的工作計(jì)劃,僅僅5分鐘的思考就能使你擺脫工作的追趕,把工作變得非常有效率?!?/p>
學(xué)會(huì)放松,學(xué)會(huì)減壓,提高自信
不管你面對(duì)的工作怎樣艱巨,你都保持心平氣和,集中精力,把自己需要完成的事情都記錄下來(lái)。當(dāng)你遇到很難解決的工作或者很不喜歡的任務(wù)時(shí),一定要調(diào)整好自己的心態(tài),你可以?xún)A聽(tīng)你喜愛(ài)或者勵(lì)志的音樂(lè)。這會(huì)讓你更開(kāi)心,更能激發(fā)你的斗志。通常影響我們效率的,不是繁雜的任務(wù)和時(shí)間管理的問(wèn)題,而是我們的情緒!我們通常被情緒所左右,壓根不想工作,不想干活,拒絕合作,這才是我們拖延和被動(dòng)的原因。通常讓我們感到疲憊的,不是勞累,而是索然無(wú)味。所以,愛(ài)你所做的,把越難的工作當(dāng)作鍛煉自己最好的機(jī)會(huì),相信很快你的工作效率就會(huì)提高。
學(xué)會(huì)尋找提高工作效率的捷徑:
要想在職場(chǎng)中成為優(yōu)秀者,光是埋頭苦干是沒(méi)用的,如何在工作過(guò)程中找到自己的最快捷和有效的辦法是關(guān)鍵,這需要個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)積累。每個(gè)人的方法不一樣,但這樣做你就會(huì)成功,不這樣做你就會(huì)落后。職場(chǎng)中不少才能平平的人,卻比那些才能超群的人會(huì)取得更大的成就,人們常常為此感到驚奇。但通過(guò)仔細(xì)地分析,便不難發(fā)現(xiàn)其中的奧秘:他們養(yǎng)成了有條不紊的做事習(xí)慣,能更好地利用有限的精力。相反,如果不講究秩序和條理,盲目地做事,不但使人筋疲力盡,也容易使健康受損。所以,把事情安排得井井有條,做起事來(lái),會(huì)更加容易、方便,能達(dá)到事半功倍的效果。
二、慢吃午餐有助于提高工作效率
保持工作環(huán)境的有序和整潔
實(shí)踐證明,優(yōu)雅整潔的工作環(huán)境、打造高效健康的工作區(qū)能大大激發(fā)工作的熱情和潛能,工作環(huán)境不僅會(huì)影響到工作效率,還會(huì)影響工作中的創(chuàng)造性。不要認(rèn)為給自己換個(gè)新發(fā)型或是買(mǎi)件時(shí)髦的衣服是輕浮虛榮的,你這樣做不是為了炫耀,而是為了在勝利到來(lái)之前為自己樹(shù)立信心。
規(guī)劃好自己的時(shí)間,安排好自己的工作
一個(gè)成功的人士必定對(duì)自己的時(shí)間有很好的規(guī)劃,每個(gè)人一天的時(shí)間至多不過(guò)24小時(shí),而一般我們的工作時(shí)間定義在8小時(shí),如何在這8小時(shí)內(nèi)做好自己的工作,更有效地工作,時(shí)間規(guī)劃是非常重要的因素。對(duì)自己每天的工作一定要有認(rèn)真的規(guī)劃,有哪些工作要做,要達(dá)到什么樣的結(jié)果,重要性各是怎樣,先后次序如何安排,如果未完成如何處理,等等,一定要合理規(guī)劃。只有合理規(guī)劃好了時(shí)間,安排好了工作,這一天才能有條不紊,才能高效。果斷做事,絕不能放任拖拖拉拉的惰性耗費(fèi)更多時(shí)間,和拖延癥爭(zhēng)搶時(shí)間,就要努力戰(zhàn)勝它!
不管從事什么工作,事先的調(diào)查和分析都會(huì)有助于你找到實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最佳方案,好的鐘表行走十分規(guī)律,不快也不慢。凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢,有些事情不可不問(wèn)清楚,不弄明白。一個(gè)人只有知道如何主動(dòng)地安排工作,而不是被動(dòng)地適應(yīng)工作,才能高效率地辦事。正如一位成功的職場(chǎng)人士所說(shuō):“你應(yīng)該在每天的早上制訂一下當(dāng)天的工作計(jì)劃,僅僅5分鐘的思考就能使你擺脫工作的追趕,把工作變得非常有效率?!?/p>
學(xué)會(huì)放松,學(xué)會(huì)減壓,提高自信
不管你面對(duì)的工作怎樣艱巨,你都保持心平氣和,集中精力,把自己需要完成的事情都記錄下來(lái)。當(dāng)你遇到很難解決的工作或者很不喜歡的任務(wù)時(shí),一定要調(diào)整好自己的心態(tài),你可以?xún)A聽(tīng)你喜愛(ài)或者勵(lì)志的音樂(lè)。這會(huì)讓你更開(kāi)心,更能激發(fā)你的斗志。通常影響我們效率的,不是繁雜的任務(wù)和時(shí)間管理的問(wèn)題,而是我們的情緒!我們通常被情緒所左右,壓根不想工作,不想干活,拒絕合作,這才是我們拖延和被動(dòng)的原因。通常讓我們感到疲憊的,不是勞累,而是索然無(wú)味。所以,愛(ài)你所做的,把越難的工作當(dāng)作鍛煉自己最好的機(jī)會(huì),相信很快你的工作效率就會(huì)提高。
學(xué)會(huì)尋找提高工作效率的捷徑:
要想在職場(chǎng)中成為優(yōu)秀者,光是埋頭苦干是沒(méi)用的,如何在工作過(guò)程中找到自己的最快捷和有效的辦法是關(guān)鍵,這需要個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)積累。每個(gè)人的方法不一樣,但這樣做你就會(huì)成功,不這樣做你就會(huì)落后。職場(chǎng)中不少才能平平的人,卻比那些才能超群的人會(huì)取得更大的成就,人們常常為此感到驚奇。但通過(guò)仔細(xì)地分析,便不難發(fā)現(xiàn)其中的奧秘:他們養(yǎng)成了有條不紊的做事習(xí)慣,能更好地利用有限的精力。相反,如果不講究秩序和條理,盲目地做事,不但使人筋疲力盡,也容易使健康受損。所以,把事情安排得井井有條,做起事來(lái),會(huì)更加容易、方便,能達(dá)到事半功倍的效果。
三、提高工作效率的8個(gè)小方法
1、不管你面對(duì)的工作怎樣艱巨,你都保持心平氣和,集中精力,把自己需要完成的事情都記錄下來(lái)。
2、把整件工作劃分為幾個(gè)獨(dú)立完成的部分,每個(gè)部分又分成多個(gè)容易解決的步驟,使工作變得有條理,方便自己著手進(jìn)行。
3、每天為自己制定出先完成的工作目標(biāo),并且分先后次序,一切按照計(jì)劃進(jìn)行。
4、把較為復(fù)雜又艱巨的工作,放在最先完成,這樣可以幫助你減輕工作的壓力,發(fā)揮你的潛能。
5、把你已經(jīng)完成的步驟寫(xiě)下來(lái),再看看你還有什么需要改進(jìn)的地方。
6、為每一個(gè)獨(dú)立步驟定下最后完成的期限,不論在什么情況下,都不要讓自己拖慢工作的進(jìn)度。
7、不要只顧工作,忘了經(jīng)常反省一下,要知道如果只是自己一味埋頭苦干,就很可能連走失了方向都不知道。
8、很多時(shí)候,我們的時(shí)間都被自己的“優(yōu)柔寡斷”給浪費(fèi)掉了,你得想辦法克服這個(gè)毛病。
比如說(shuō)你在考慮一項(xiàng)計(jì)劃是否值得投資的時(shí)候,就可以從兩個(gè)方面來(lái)考慮。一是寫(xiě)下所有好的和壞的可能性??梢约狱c(diǎn)想象力、邏輯學(xué),甚至不合邏輯的,以防掛一漏萬(wàn)。將每個(gè)可能性進(jìn)行詳細(xì)地分析,要是想來(lái)想去它只有一個(gè)好處,那它就不值得你再傷腦筋了。二是要計(jì)算每一個(gè)可能性。翻看一下過(guò)去類(lèi)似的經(jīng)驗(yàn),你有什么新看法或新念頭?寫(xiě)下你到底希望借此計(jì)劃得到什么好處,再研究一下每個(gè)計(jì)劃能夠達(dá)到你需要的何種程度?經(jīng)過(guò)以上的區(qū)別,就能選出最優(yōu)價(jià)值的可能性了。這時(shí)候就可以讓選擇變成決定,將其他可能性忘掉,從而將你的精力和時(shí)間放到這個(gè)決定上。
當(dāng)然,很多時(shí)候,一個(gè)可能性計(jì)劃能否實(shí)現(xiàn),與你對(duì)它的信心程度,以及你打算如何去實(shí)踐它有很大關(guān)系,所以如果你不打算立即行動(dòng),那么無(wú)論有多好的計(jì)劃也都只能是空中樓閣。
四、要想提高工作效率請(qǐng)拒絕做這7種事
1、不加班效率高
每周 5 天,每天 8 小時(shí)的工作制是福特在 1926 年的發(fā)現(xiàn)。實(shí)驗(yàn)表明,把每天工作時(shí)間從 10 小時(shí)降至 8 小時(shí),每周工作時(shí)間從 6 天降至 5 天后,生產(chǎn)力反而提升了。
1980 年由商業(yè)圓桌會(huì)議發(fā)布的《建筑項(xiàng)目的加班效應(yīng)》指出,無(wú)論從短期還是長(zhǎng)期來(lái)看,工作越多,效率和生產(chǎn)力都會(huì)下降:
若每周工作時(shí)間超過(guò) 60 小時(shí)的情況持續(xù)超過(guò)兩個(gè)月,生產(chǎn)力下降的累積效應(yīng)將導(dǎo)致完工日期推遲,而同樣的人數(shù)每周只工作 40 小時(shí)甚至還會(huì)更早完工。
美國(guó)軍方研究表明,“每天少睡 1 小時(shí)持續(xù)一周會(huì)導(dǎo)致相當(dāng)于 0.1 血醇水平的認(rèn)知退化”。
《睡眠的秘密世界》指出:
熬夜之后無(wú)論白天你干得有多好,情緒不會(huì)太高。更重要的是前瞻性思考和行動(dòng)的意愿、對(duì)沖動(dòng)的抑制、樂(lè)觀程度、同理心、情商等也會(huì)下降。
所以保證充足的睡眠對(duì)于維持高水平的生產(chǎn)力十分重要。
很多名人的經(jīng)驗(yàn)是白天多小睡。達(dá)芬奇、拿破侖、愛(ài)迪生、羅斯福夫人、吉恩?奧特里、肯尼迪、洛克菲勒、丘吉爾、林頓?約翰遜、里根等都有小睡的習(xí)慣。
2、不要老說(shuō)“好的”
根據(jù) 20/80 原理(帕累托原理),20% 的努力創(chuàng)造出 80% 的結(jié)果;但反過(guò)來(lái) 20% 的結(jié)果消耗了 80% 的努力。因此我們應(yīng)該把精力集中在能產(chǎn)出 80% 結(jié)果的事情上,然后放棄其他的事情。如此就能把更多的時(shí)間集中在最重要的任務(wù)上。我們應(yīng)該對(duì)低產(chǎn)出甚至無(wú)結(jié)果的任務(wù)停止說(shuō)“yes”。
成功人士和非常成功人士的區(qū)別在于后者幾乎對(duì)所有事情說(shuō)“不”
——巴菲特
這就引出一個(gè)問(wèn)題:我們?cè)搶?duì)哪些事情說(shuō)“yes”,對(duì)哪些事情說(shuō)“no”呢?如果想不出哪些事情值得花時(shí)間,不妨來(lái)個(gè)簡(jiǎn)單的分離測(cè)試。跟蹤自己所做的一切事情然后盡可能優(yōu)化。
我們中的大多數(shù)往往都說(shuō)了太多的“yes”,因?yàn)檫@比拒絕要容易得多。沒(méi)人想當(dāng)壞人。
2012 年的消費(fèi)者雜志發(fā)表了一項(xiàng)研究,研究人員把 120 人分成了 2 組。一組人訓(xùn)練成說(shuō)“我不能(I can’t)”,另一組則說(shuō)“我不(I don’t)”。結(jié)果很有趣:
告訴自己“我不能吃 X”的學(xué)生在 61% 的時(shí)間內(nèi)選擇了吃巧克力糖,而告訴自己“我不吃 X”的只在 36% 的時(shí)間里抵擋不住誘惑。在說(shuō)法上作這么簡(jiǎn)單的一個(gè)變化就能顯著改善健康食品的選擇。
所以,下次需要避免說(shuō) yes 的時(shí)候,直接說(shuō)“我不”。
另一個(gè)避免不必要活動(dòng)的技巧是 20 秒規(guī)則:對(duì)于不應(yīng)該做的事情多給自己 20 秒的時(shí)間考慮。
3、不要事必躬親
我曾經(jīng)管理過(guò)一個(gè)非常大的社區(qū),試圖一個(gè)人做完所有事情,最后發(fā)現(xiàn)我干不了。我筋疲力盡,最后社區(qū)接管了自我管理的工作。令人驚奇的是大家做得比我還好。我因而領(lǐng)悟到了社區(qū)的力量。
我們必須意識(shí)到,在需要的時(shí)候可以去尋求幫助,這一點(diǎn)很重要。讓做得更好的人接管你的一些工作對(duì)你來(lái)說(shuō)更好。這可以讓你花更多的時(shí)間在自己最重要的任務(wù)上。不要把時(shí)間浪費(fèi)在自己解決問(wèn)題上,讓專(zhuān)家?guī)椭恪?/p>
很多時(shí)候,哪怕朋友不能幫你,他們的陪伴也能讓你更有生產(chǎn)力。
4、不要完美主義
達(dá)爾豪斯大學(xué)的心理學(xué)教授 Simon Sherry 的完美主義與生產(chǎn)力研究發(fā)現(xiàn),完美主義是生產(chǎn)力的絆腳石:
完美主義者完成任務(wù)需要花費(fèi)更多的時(shí)間
完美主義者因此等待完美時(shí)刻而耽擱。就商業(yè)而言,如果你等到了完美時(shí)刻時(shí)間已經(jīng)太遲。
完美主義往往因?yàn)橐蝗~障目而不見(jiàn)泰山,因?yàn)檫^(guò)于關(guān)注小事情而錯(cuò)失了大場(chǎng)面。
最好的完美時(shí)刻就是現(xiàn)在。
5、不要做重復(fù)工
根據(jù) Tethys Solution 的一項(xiàng)研究,一支 5 人團(tuán)隊(duì),如果把 3%、20%、25%、30% 和 70% 時(shí)間花在重復(fù)性工上,經(jīng)過(guò) 2 個(gè)月的生產(chǎn)力強(qiáng)化(引入自動(dòng)化軟件)后,時(shí)間相應(yīng)降至 3%、10%、15%、15% 和 10%。
現(xiàn)在只要我需要重復(fù)做一件事情 5 次以上,我就會(huì)要求自己找個(gè)程序來(lái)替我做。不會(huì)編程沒(méi)關(guān)系,如果不懂開(kāi)發(fā),那就去買(mǎi)程序。
人們往往不記得時(shí)間就是金錢(qián)。他們手工做的原因通常是因?yàn)檫@么做比較容易,不需要研究。處理 30 張圖片似乎沒(méi)有問(wèn)題,但是如果是 30000 張呢?你只能靠軟件去處理了。記住,你需要花錢(qián)去掙錢(qián),而時(shí)間是你最有價(jià)值的商品。
6、決策不靠猜測(cè)
如果網(wǎng)站可以 SEO,那么生活也能。不要靠胡亂猜測(cè)做決定,要用數(shù)據(jù)支持你的決策。
不同領(lǐng)域有許多研究可供參考。比方說(shuō),你是否知道下午 4 點(diǎn)的時(shí)候人最容易分心?這是賓州大學(xué)助理教授 Robert Matchock 領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)研究。哪怕你找不到需要的數(shù)據(jù),進(jìn)行分離測(cè)試也不需要話(huà)太多的時(shí)間。
要不斷問(wèn)問(wèn)自己,你打算如何去衡量和優(yōu)化自己所做的一切事情 ?
7、不要老是工作
大多數(shù)人沒(méi)有意識(shí)到,如果我們過(guò)于專(zhuān)注在某件事情上,就會(huì)畫(huà)地為牢,跳不出框框。時(shí)不時(shí)從工作中脫身出來(lái)獨(dú)處一下非常重要。按照《孤獨(dú)的力量》的說(shuō)法,獨(dú)處的時(shí)間對(duì)于大腦和精神很有益處:
哈佛研究表明,如果某人相信自己正在獨(dú)自體驗(yàn)?zāi)臣虑闀r(shí),其記憶會(huì)更持久更精確。另一項(xiàng)研究表明,一定時(shí)間的獨(dú)處可令人更具同理心。盡管沒(méi)人會(huì)質(zhì)疑早期過(guò)多的孤僻生活是不健康的,但一定時(shí)間的獨(dú)處可令青少年改善情緒提高成績(jī)。
給反省留點(diǎn)時(shí)間很重要。當(dāng)我們不去尋找解決方案時(shí),后者卻往往不期而至。
當(dāng)然,我們不能一夜之間就能變得更有生產(chǎn)力。跟生活中的每一件事情一樣,這也需要努力。守株待兔是等不到變化的。我們都需要多了解自己的身體,找到精力分配的最佳方式,這樣才能擁有更成功更幸福的生活。
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